ビジネス文書とは
会社の日常業務で発生する連絡事項や依頼事項、各種の案内、報告など、企業や公官庁などで扱う文書のことを指します。紙面のみならず、メールなどの電子面も含まれます。
ビジネス文書の種類
- 社内文書
- 社外文書
- その他文書
の大きく3つに分かれます。
社内文書には、「報告書」「依頼書」「通知書」「回答書」「議事録」などが挙げられます。
社外文書には、「見積書」「請求書」「案内状」「紹介状」「通知状」などが挙げられます。
その他文書には、業務で使用する「伝言(メモ)」「地図」「リスト」「申請書」「回覧」などが挙げられます。
社内文書作成
作成例
No.XXXX-XXXX
20XX年XX月XX日
○○ ○○部長
(写)○○-○○課長
○○-○○部長 ㊞
□□□□□□□□□□□□□□について(通知)
- □□□□□□□□は下記の通り、□□□□□□□□□□□□□□□□□。
記
1, 日時———–
2, 場所———–
3, 目的———–
添付資料：(1)案内図———–1部
(2)○○○———–1部
以上
担当○○部 ○○ ○○㊞
内線XXX-XXXX-XXXX
メール：○○○@XXX.XX
- 1, 発信記号・発信番号
-
発信元では必要に応じて文書の発信番号を管理しているため、その場合の発信番号は右上に記述します。省略する場合もあります。
- 2, 発信日付
-
原則として、発信当日の年月日を記述します。西暦や和暦などの表記方法は先例に従うのがベターです。
- 3, 受信者名
-
6, 主文、の左端と揃えて受信者名を記述します。役職名だけの場合や、部署名と個人名の場合など様々なパターンがあり、送付先が多い場合は関係者各位などと記述することも多くあります。役職や部署は最新であることをしっかりチェックしましょう。
- 4, 発信者名・日付印
-
所属長の部署名と役職名を受信者名より下の本文の右上に記述します。書面について発信者が確認したことを明示するために、日付印を押印とすることがあります。
- 5, 表題
-
本文の内容を一目で(短文で)分かるような件名で表します。本文の中央に一回り大きい文字で表すと良いでしょう。()内は通知・回答・依頼など目的によって使い分けましょう。
- 6, 主文
-
主文において記書きがある場合は、下記の通りと記述し、記書きにも詳細に書き加えます。
- 7, 記書き(別記)
-
主文において下記の通りと記した場合には、主文の下に中央揃えで記と記述します。記書きは見出しの番号などを付けて箇条書きで記していきます。
- 8, 記書きの結語
-
右端に以上と締めくくりの記述をします。
- 9, 担当者名・日付印
-
担当者の部署名・氏名・内線番号・メールアドレスなどの連絡先を右端に記述します。担当者の日付印も押印します。
社外文書作成
作成例
○○発第XX号
20XX年XX月XX日
○○ ○○株式会社
○○-○○部長 ○○ ○○様
○○○○株式会社
○○-○○部長 ㊞
□□□□□□□□□□□□□□について(ご通知)
- 拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。
さて、□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。
つきましては、下記の通り□□□□□□□□。
敬具
記
1, 日時———–
2, 場所———–
3, 目的———–
添付資料：(1)案内図———–1部
(2)○○○———–1部
以上
担当○○部 ○○ ○○㊞
TEL：XXX-XXXX-XXXX
メール：○○○@XXX.XX
- 1, 発信記号・発信番号
-
発信元では必要に応じて文書の発信番号を管理しているため、その場合の発信番号は右上に記述します。省略する場合もあります。
- 2, 発信日付
-
原則として、発信当日の年月日を記述します。西暦や和暦などの表記方法は先例に従うのがベターですし、先方(送付先)の慣例に従うことがベストです。
- 3, 受信者名
-
6, 本文、の左端と揃えて受信者名を記述します。会社・企業名は正式名称を記述します。略称となる(株)や(有)、G.G.佐藤などのような表記は使用しないことの方が多数です。受信者名は基本的に役職名と個人名を併記します。
送付先が多い場合であっても、原則送付先ごとに作成しなければなりません。
宛先 敬称 官庁・会社等の団体 御中 役職・個人に宛てる 様 会社・個人等特定しない複数に宛てる 各位 受信者の敬称 - 4, 発信者名・印
-
発信者名は原則として所属長とし、受信者名より下の本文の右上に記述します。
発信者の印は原則として社印を押印します。社印ではない時は認印を押印します。社内文書と異なり、日付印は使用しません。多数印刷して配布する場合やメールの場合には押印しません。
○○○○株式会社
○○支店 ○○課長/部長 ○○ ○○ ㊞
- 5, 表題
-
本文の内容を一目で(短文で)分かるような件名で表します。本文の中央に一回り大きい文字で表すと良いでしょう。()内は敬体で目的によって使い分けましょう。相手発信の関連文書については貴信を添えます。
○○○○の変更/更新について(ご回答)
(貴信20XX年XX月XX日付、○○○発第○○○関連)
- 6, 本文
-
- 頭語 (結語と対応させます)
拝啓や謹啓、前略などを用います。
- 前文
時候の挨拶や相手の繁栄を祝う言葉を添えます。
- 主文
前文を改行し、次の行から記述します。文は短く、曖昧な表現や重複する表現は避け、簡潔に記述します。結論を先に示すことや、適切な敬語を用います。
- 末文
主文を締めくくります。本文の末尾に改行して記述します。
- 結語
頭語に対応する敬具、謹白、草々などを用います。
- 7, 記書き(別記)
-
主文において下記の通りと記した場合には、主文の下に中央揃えで記と記述します。記書きは見出しの番号などを付けて箇条書きで記していきます。
- 8, 記書きの結語
-
右端に以上と締めくくりの記述をします。
- 9, 担当者名・印
-
明示する必要がある場合に限り担当者の部署名・氏名・メールアドレスなどの連絡先を右端に記述します。担当者の認印も押印します。プライバシー保護の観点からも不必要に記載することは避けましょう。
文書作成のポイントと注意点
ポイント
- 正確であること(「事実」や「意見」が明確に区別されている、分かりやすく明確になっている)
- 簡潔であること(必要なことが要領よくまとまっている)
- 表記法に従っていること(文字・文体・句読点の使い方が正しい)
- 客観的であること(個人的な判断に偏っていない)
- 経済的であること(迅速かつ効率的に作成が可能、変更などの扱いも簡単である)
- 適時であること(タイミングが良い)
注意点
- 文字・文体
- 漢字は原則として常用漢字を用いる。数字は原則としてアラビア数字(0~10)を用いる。人名・地名・会社名などの固有名詞は常用漢字以外でも使用しましょう。
- 社内向けには常体・敬体を使い、社外向けには敬体・特別敬体を用いる。
- 常体……………～だ。～する。
- 敬体……………～です。～とします。
- 特別敬体………～でございます。～致します。
- 書式
原則として縦書とする。
※横書にするもの……法令で定められているものや、表彰状・祝辞・弔辞に類するもの
- 1件1文書
ひとつのテーマにつき、ひとつの文書で対応させる
- 文書の用紙
原則としてA4サイズを縦に使用する。1枚以内に収めるが、2枚以上になる場合はページ番号をフッター中央に示し左上をとじるものにする。
あくまでも一例ですので、参考程度・予備知識として備え、各企業の方法・方針・規格に則り作成していきましょう。
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